Ik heb altijd liefgehad lijsten maken. Het helpt met alles van persoonlijke productiviteit naar professionele doelen. In de loop der jaren heb ik geëxperimenteerd met verschillende manieren om deze lijsten bij te houden. Een jaar lang heb ik mijn to-do's opgeschreven plakbriefjes, een ander jaar gebruikte ik mijn agenda, en andere keren probeerde ik al mijn taken bij elkaar te houden in een notitieboekje. Het was handig om al mijn taken op één plek te hebben en ik schreef ze regelmatig op, maar ik was niet goed in het uitvoeren van alle dingen op mijn megalijst. Ik wist dat ik een nieuwe methode nodig had.
De verandering kwam onverwachts. Een paar jaar geleden nam ik mijn dochter mee naar school om boodschappen te doen en ze gooide de typische items in de kar: papier, pennen, potloden en indexkaarten. De kaarten van 3 bij 5 trokken mijn aandacht - ze hadden niet te veel regels, maar net genoeg om een gedetailleerde en gerichte lijst te maken. Ik wist dat ik moest kijken of ze me konden helpen om mijn taken daadwerkelijk uit te voeren.
Tot mijn verbazing zijn deze kleine schoolbenodigdheden mijn favoriete oppervlak voor het maken van lijsten geworden. Hier zijn vier manieren waarop de notitiekaartmethode me heeft geholpen om op de hoogte te blijven van mijn takenlijsten:
In het verleden, vooral met een notitieboekje, was ik geneigd om alles op te sommen wat ik voor de week moest doen - wat me zou saboteren voordat ik begon. Toen ik keek naar het aantal dingen dat ik moest doen, raakte mijn geest onmiddellijk overweldigd. In plaats van de taken aan te pakken, voelde ik me uiteindelijk schuldig dat ik er niet eens een had voltooid. De ruimte op een indexkaart is echter klein; met beperkte ruimte voel ik geen druk om verschillende dingen te schrijven en kan ik me concentreren op de beschikbare ruimte.
Omdat er maar ruimte is voor een paar to-do's op een indexkaart, dwingt het me om mijn lijst in te korten tot drie tot vijf taken. Vroeger, toen ik alle mogelijke taken opschreef, voltooide ik een aantal zachte taken die vooral dienden als afleiding en een manier om mijn belangrijkste doelen uit te stellen. Toen ik overstapte op notitiekaarten, begon ik alleen de belangrijkste taken op te schrijven, en merkte dat ik me langzaam een weg baande door die te voltooien. De indexkaart hielp me om van mentaliteit te veranderen en de meest actuele taken als eerste aan te pakken.
Ik vind het geweldig dat mijn takenlijst elke dag begint met een blanco indexkaart. Ik word niet geconfronteerd met wat ik gisteren of eergisteren niet heb afgemaakt en kan mijn aandacht richten op wat er die dag moet gebeuren. Het helpt om ruimte te geven aan de prioriteiten en doelen van vandaag in plaats van door te gaan met wat niet gedaan is.
Een paar kaarten bewaren gewijd aan mijn zelfzorg, professionele en persoonlijke doelen helpt om die sferen gescheiden te houden. Door verschillende lijsten te maken, kan ik mijn energie richten op het rijk waarin ik me bevind, in plaats van te twijfelen tussen een persoonlijk doel en een professioneel doel. Het stelt me in staat om gezoneerd te blijven op één gebied van het leven, in plaats van me verstrooid te voelen terwijl ik alles tegelijk probeer te doen.
Als je moeite hebt met het voltooien van je taken, probeer dan de indexkaartmethode. Je zult jezelf misschien verbazen over wat je kunt bereiken.
