Takenlijsten kunnen een zegen en een vloek zijn. Ze kunnen u helpen belangrijke taken te onthouden door alles wat u wilt bereiken uit uw brein te halen en op een stuk papier, maar het kunnen ook intimiderende herinneringen zijn aan alles waar je nog niet aan begonnen bent of waar je geen tijd voor hebt bereiken.
Als je takenlijst meer als een vijand dan als een handig hulpmiddel aanvoelt, kun je overwegen om niet alleen je verwachtingen over de lijst bij te stellen, maar ook voor jezelf. Deze tips van experts voor het structureren van de takenlijst en het herkaderen van uw relatie ermee, zorgen ervoor dat u zich productief voelt in plaats van overweldigd.
Begin helemaal bij het begin - in dit geval is dat inclusief waar je maakt je lijsten. Misschien ben je een planner-persoon. Misschien gebruik je liever plaknotities of een app zoals Evernote. Als er een bepaald formaat is dat echt werkt met je hersenen en levensstijl, houd je eraan. Voel je niet onder druk gezet om een speciaal notitieblok te kopen of een app te downloaden als het niet jouw ding is.
"De tool die je het minst weerstaat, is de tool die je het vaakst gaat gebruiken", adviseert productiviteitsexpert Grace Marshall. "Als je weet dat je het niet gaat gebruiken, zal het je niet redden."
Het goede nieuws is dat er geen "beste" manier is om uw lijst te structureren en te ordenen. Schrijver en redacteur Jenée Desmond-Harris's tweeten over haar takenlijststructuur ging niet voor niets viraal - het was een goed voorbeeld van hoe het veranderen van de manier waarop je je taken organiseert, je kan helpen dingen voor elkaar te krijgen en grenzen te stellen op het werk en thuis. "Ik begon mijn takenlijst te verdelen in 1) dingen die ik moet doen, 2) dingen die ik wil doen en 3) dingen die andere mensen willen dat ik doe. Leven veranderen! Ik kom vaak niet bij 3 en ik realiseerde me eindelijk omg, is dit wat het betekent om grenzen te hebben?!” twitterde ze.
Om haar takenlijst voor haar te laten werken, schrijft Desmond-Harris alles op in Microsoft Word en verplaatst ze totdat de volgorde klopt. “Ik merkte een tijdje geleden dat ik nooit klaar was met de lijst. Ik kwam 's avonds zelden op een punt waarop ik kon gaan wandelen, sporten, naar het strand gaan, een boek lezen of met dierbaren telefoneren. […] Ik had zoiets van: 'Ik ben duidelijk niet de drukste persoon op aarde, dus waar gaat mijn tijd heen?'", vertelt ze aan Appartementtherapie. "Toen ik oplette, realiseerde ik me dat ik, nadat ik klaar was met werken en de basale taken in het volwassen leven (die ik 'dingen die ik moet doen' noem'), vastliep op dingen die andere mensen wilden dat ik deed."
Hoewel ze het leuk vindt om andere mensen te helpen met hun verzoeken, realiseerde ze zich dat die vragen, plus andere taken ze "voelde neutraal over" stonden "tussen mij en vrije tijd - allemaal vanwege wat anderen wilden", zei ze zei. "Het is niet zo dat ik nee begon te zeggen tegen alles in deze categorie, maar ik heb deze items gewoon onderaan mijn lijst gezet, en als ik er niet aan toe kom, is het goed."
Je kunt ook overwegen je lijst op te splitsen in categorieën, zoals werk versus thuis, of 'moeten' versus 'als ik tijd heb om te doen', om je te helpen prioriteiten te stellen, te verdelen en te heersen. Als je het leuk vindt om een vakje aan te vinken, overweeg dan om taken op te splitsen in "snelle oplossingen" en "langere projecten" en voer eerst de snelle taken uit om je een boost van prestatie te geven. Als je een visueel persoon bent, kan het belangrijk zijn om je lijst in kleur te coderen.
Tijdmanagement expert Laura Vanderkam raadt aan om twee lijsten te maken, inclusief een grote hersenkraker van alles wat je gedaan wilt krijgen, en een kleinere lijst van ongeveer vijf taken die je die dag absoluut zult volbrengen. “Zo maken de meeste mensen hun lijstjes niet; ze maken er meer een verlanglijstje van”, legt ze uit. “Dat is niet handig, want als je 30 items op een dagelijkse to-do-lijst zet, ga je niet alle 30 doen. Het heeft geen zin om iets op een takenlijst te zetten en het niet te doen.”
In plaats daarvan adviseert Vanderkam om de kleinere dagelijkse lijst te zien als een contract met jezelf. "Als er iets op de takenlijst van vandaag staat, betekent dat dat je het vandaag gaat doen", zegt ze. "Als je dat doet, moet je echt prioriteiten stellen en nadenken over wat er vandaag echt moet gebeuren... en je begint je veel beter te voelen over je takenlijst."
Je bent niet bovenmenselijk. "Zie de takenlijst van vandaag als het menu, niet als de maaltijd", adviseert Marshall. "Je zou een grote hersenkraker kunnen doen en alles wat je moet doen op een bepaald punt op je lijst zetten, maar als je probeert van daaruit te werken, kan het overweldigend zijn. Als je het als een menukaart ziet, kies je wat je hebt waar je capaciteit voor hebt, net als wanneer je een restaurant binnengaat.” Als u te maken heeft met een bijzonder een drukke dag hebben en geen tijd hebben om ononderbroken te werken, leg jezelf geen onnodige druk op om iets te bereiken dat niet absoluut is dringend.
Marshall raadt aan om wekelijks te gaan zitten en uw takenlijsten door te nemen. "Een keer per week is een goede controle", zegt ze. “Dat helpt je patronen te zien en helpt je vooruit te denken en te plannen.” Terwijl ze haar to-do gebruikt lijst elke dag, ze "scant de horizon" wekelijks om te zien wat er gaat komen en waar ze haar kan optimaliseren tijd.
Zelfs de best opgestelde plannen kunnen misgaan, en het leven gebeurt. Als je eenmaal een takenlijst hebt gevonden die voor jou werkt, kun je ontdekken dat je je meer op je gemak voelt bij het verplaatsen van taken of toegeven dat iets die dag niet zal worden gedaan. "Je zult je zelfverzekerder voelen als je jezelf dingen voor verschillende dagen toewijst", zegt Vanderkam. "Je kunt zeggen: 'Ja, ik moet deze memo schrijven, en het past niet in vandaag, maar als ik weet dat als ik het op de lijst voor woensdag zet, het klaar zal zijn.'" Je schrijft niet iets af tot morgen; je geeft de taak de tijd en ruimte die het verdient voor een goed uitgevoerde taak.
Kara Nesvig
Bijdrager
Kara Nesvig groeide op op een suikerbietenboerderij op het platteland van North Dakota en deed haar eerste professionele interview met Steven Tyler op 14-jarige leeftijd. Ze heeft geschreven voor onder meer Teen Vogue, Allure en Wit & Delight. Ze woont in een schattig huis uit de jaren twintig in St. Paul met haar man, hun Cavalier King Charles Spaniel Dandelion en heel veel paar schoenen. Kara is een vraatzuchtige lezer, Britney Spears superfan en copywriter - in die volgorde.
