Halloween is om vele redenen een favoriete tijd. Niemand vraagt zich immers af of je grafstenen in je tuin plaatst, je kleedt als je favoriete tv-personage of van deur tot deur gaat om iets lekkers te vragen.
Of je nu altijd in de stemming bent voor spoken of gewoon van Halloween geniet als een feestelijke herfstvakantie, zou het samenkomen er dit jaar een beetje anders uit kunnen zien. Het inslaan van snoep en het verzamelen met vrienden en familie buiten je kring kan worden uitgesteld omdat je de veiligheid van iedereen in gedachten houdt. Dat betekent echter niet dat u het maken van plannen moet opgeven. Met een beetje vindingrijkheid kun je nog steeds een fantastisch evenement organiseren met een paar ingenieuze ideeën voor een hybride Halloween-feest, met dank aan professionele evenementen- en feestplanners.
Begin goed door je evenement te lanceren met een online uitnodiging of maak een privé Facebook-evenement. Door de aankondiging online te doen, blijft alles op één plek, zodat mensen toegang hebben tot informatie en u indien nodig updates kunt verzenden.
“Houd je aan online uitnodigingen voor iedereen, zodat je een hub kunt creëren waar je meer informatie kunt delen, zoals instructies om online mee te doen en recepten voor feestmenu's”, zegt Thomas Waters, evenementencoördinator bij De Renaissance in Richmond, Virginia.
Hoewel u dankzij technologie met anderen kunt communiceren, waar ze ook zijn, is het moeilijk voor u om op twee plaatsen tegelijk te zijn. Verdeel de taken door een co-host te hebben, zelfs als het gewoon je significante andere of een buurman is. "Je hebt een partner (of een paar) nodig om ervoor te zorgen dat zowel de persoonlijke gasten als de virtuele gasten plezier hebben en dat er voor je wordt gezorgd", stelt Jamie Chang, de eigenaar en evenementenplanner bij Mango Muse-evenementen in San Francisco, Californië.
Of je nu besluit een pompoenontwerpwedstrijd te houden of een creatief menu te serveren, "neem de tijd om te maken en te verzenden" Halloween-pakketten met de dingen die nodig zijn voor uw feestactiviteiten, "adviseert JoAnn Gregoli, de eigenaar van Elegante gelegenheden door JoAnn Gregoli in New York City. Vergeet niet een paar snoepjes aan de mix toe te voegen.
Een deel van het plezier van een Halloween-feest is natuurlijk het hebben van een thematisch menu. "Je moet hiermee verder vooruit plannen, maar overweeg om enkele menu-items te delen, samen met recepten, vooraf aan de groep, zodat degenen die virtueel aanwezig zijn, kunnen overwegen om mee te doen”, zegt wateren. "Hoe leuk het ook is om creatief te zijn met menu's, zorg ervoor dat je recepten toegankelijke gerechten zijn die door vrienden en familie kunnen worden gemaakt, zowel dichtbij als veraf."
Je doos kan zelfs enkele ingrediënten voor een themadrankje bevatten, zodat mensen het thuis kunnen mixen. "Zorg ervoor dat je het recept toevoegt en moedig virtuele aanwezigen aan om het van tevoren te maken en er hun eigen speciale accenten aan te geven", adviseert Gregoli. Als je geen tijd meer hebt om een box te versturen, maak dan een muziekafspeellijst die iedereen kan downloaden en afspelen tijdens het evenement thuis.
Hoewel je wilt dat je evenement griezelig is, is het cruciaal om een veilige ruimte te creëren waar mensen sociaal afstand kunnen nemen. "Het is belangrijk om voorzichtig te blijven bij het plannen van het persoonlijke gedeelte van je Halloween-feest", zegt Kevin Dennis, de eigenaar van Fantasy Sound-evenementen in Livermore, Californië.
Hij stelt ook voor om voor een buitenruimte te kiezen en gasten te vragen vooraf een Covid-test te doen voor gemoedsrust. Trek echter alles uit de kast als het gaat om het creëren van een enge scène. “Alles uit met spookachtige achtertuin decor zal de griezelige sfeer alleen op de best mogelijke manier verheffen. Verander je tuin in een kerkhof met een mistmachine, doe-het-zelf grafstenen en blacklight lichtslingers”, adviseert Dennis.
Een van de aspecten waar mensen op Halloween het meest naar uitkijken, is verkleden. Grijp de kans om een wedstrijd compleet met prijzen te houden. "Maak het interactief, zodat uw virtuele gasten zich welkom voelen", zegt Syrie Roman, de oprichter en creatief directeur van Sociale Maven in Buffalo, New York. "Gasten kunnen kostuums beoordelen van één tot tien en nummers voor de webcams houden, zodat punten kunnen worden opgeteld."
"Zet van tevoren de toon en stel enkele basisregels in", adviseert Gregoli. “Maak voor het feest de categorieën bekend. Vervolgens kun je tijdens het gesprek de aanwezigen vragen om te stemmen voor het beste kostuum in elke categorie met behulp van de pollingfunctie van je videoplatform of een privéchat.'
"Omdat een virtuele feestgast al een beetje FOMO afgeeft, moet je je Zoom-bezoekers op het grote scherm plaatsen", zegt Dennis. "Als je worstelt met het uitzoeken van de beste buitenopstelling als het gaat om het presenteren van je virtuele gasten en hen toe te staan mee te doen aan het plezier van je IRL feest, overweeg dan om naar binnen te gaan op een projectorscherm. Projectoren zijn relatief goedkoop en verlichten de stress van het dragen van een laptop tijdens de feest.
Bovendien kunnen uw virtuele gasten deelnemen door een spookachtige achtergrond voor hun livestream te kiezen. Als je technisch onderlegd bent, kun je er zelfs een maken om van tevoren naar hen te sturen. Waters stelt voor: "Canva heeft een zoomvriendelijke achtergrondoptie en dan kun je deze aanpassen aan je thema en esthetiek."
Als er een plotselinge toename van Covid-gevallen in uw regio is of als u merkt dat uw gasten niet willen komen, verplaats het evenement dan uitsluitend naar een virtueel platform. Je kunt nog steeds een kostuumwedstrijd organiseren, van tevoren een goodiebox versturen en een Spotify-afspeellijst samenstellen. Kies een paar games om online te hosten, zodat iedereen kan deelnemen. “Voeg een leuk trivia-uurtje toe aan het feest, gebruik een app om teams te maken en kies je vragen. Je kunt het aanpassen aan het thema van je feest”, zegt Roman.
Een andere creatieve optie is om te kijken naar De online ervaringen van Airbnb. "Airbnb heeft een robuust aantal activiteiten, waaronder een host om de activiteit te coördineren en uit te voeren", stelt Waters voor. “Je zou een escape room kunnen doen of tarotkaarten kunnen lezen. Alles is mogelijk." Naarmate uw evenement dichterbij komt, bekijkt u het huidige aanbod en selecteert u er een om voor uw groep te boeken. Wat je ook besluit, je gasten veilig en betrokken houden is de beste manier om je zorgen over te maken Halloween zelf.