Er is een citaat toegeschreven aan Bill Gates dat ik de hele tijd reciteer: “Ik kies een luie persoon om hard te werken; omdat een luie persoon een gemakkelijke manier zal vinden om het te doen. "Ik vind het geweldig omdat het een gevoel vastlegt waarvan ik altijd heb gehoord dat het waar is: er is een manier om een ondeugd in een deugd te veranderen. Luie mensen zijn het best in het vinden van eenvoudige manieren om dingen te doen. Rommelige mensen hebben de beste schoonmaaktips. En mensen die zelf vreselijk slecht zijn in het beheren van hun inboxen, hebben het beste advies voor communicatie via e-mail.
Ik heb hier een degelijk advies verzameld van wishy-washy e-mailers zodat je het kunt bewijzen. En ja, namen zijn gewijzigd om hun inbox te beschermen.
"Stuur geen e-mail naar meer dan één persoon, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Ik zal minder snel antwoorden omdat ik wacht (en hoop) om te zien of de andere persoon dat doet. "
"Ik ben begonnen mensen in mijn e-mails te vertellen, als je niets van me hoort op [redelijke datum], zeur je mij die ochtend precies met een onderwerp met een hoofdletter. Als ze eenmaal weten dat ik serieus ben, denk ik dat de toestemming om te zeuren helpt om dingen in beweging te houden, zelfs als een van ons de bal laat vallen. "
“Het gebruik van actie-instructies in de header bespaart me de hele tijd. Typ in principe je e-mailadres met de ontvanger en titel en vertel me dan wat je nodig hebt. Zoiets als 'ACTIE VEREIST: cijfers voor volgend jaar' of 'VOOR HERZIENING: gebruik van account XYZ' of 'ANTWOORD NODIG: vergadering van morgen, spreadsheet bijgevoegd. 'Als ik een van die vetgedrukte actie-instructies zie, geef ik er meestal prioriteit aan en als ik de afzender ben, heb ik een veel betere reactie tarief.”
"Als ik te maken heb met mensen die e-mails zuigen, stuur ik ze genummerde vragenlijsten waarop ik ze moet beantwoorden."
“Automatische reactie is een redder in nood! Ik ben een show voor één vrouw en eerlijk gezegd, niet alles wat via mijn inbox komt, heeft de hoogste prioriteit. "Deze drukke vrouw heeft haar zakelijke account automatisch antwoord op elke e-mail, met een bericht dat klanten met dringende verzoeken uitnodigt om te sms'en of te bellen en een verwachting voor haar antwoord instelt: 'Als u binnen 48 uur geen antwoord heeft ontvangen, volgt u up.”
“Labels zijn een must! Ik kan gemakkelijk alles op die manier doorzoeken. Ik heb filters ingesteld om automatisch te archiveren (de inbox over te slaan) op dingen die niet onmiddellijk moeten worden beantwoord, zodat mijn inbox beheersbaar blijft. "
“Als je meer dan twee zinnen nodig hebt om het probleem in een e-mail te behandelen, kun je waarschijnlijk beter een gesprek voeren per telefoon of persoonlijk. Zet zoveel mogelijk details in de onderwerpregel. E-mails moeten meer op teksten lijken dan op kaarten van je oma. '
"Blijf niet gewoon voor onbepaalde tijd op dezelfde e-mailthread reageren als het onderwerp verandert." Het is meestal het beste om de onderwerpregel van de e-mail te wijzigen of, beter nog, een nieuwe e-mail te starten. Wanneer je meer dan 100 e-mails per dag ontvangt, moet je goed zijn in het prioriteren van reacties, dus als ik niet weet waar een e-mail over gaat, of denk dat het over een oud onderwerp gaat, zal ik het minder snel openen. En het is vooral handig als je terug moet gaan en oude e-mails moet doorzoeken als de onderwerpregel overeenkomt met de inhoud van de e-mail. "
Het lijkt contra-intuïtief, maar veel van de mensen die we vroegen, zeiden dat hun smartphone hen bij e-mail slechter maakte. “Dit is een regel die ik heel hard probeer te implementeren voor mezelf: controleer je e-mail niet tenzij je beschikbaar bent om e-mails te beantwoorden. Ik vergeet uiteindelijk een aantal e-mails te beantwoorden of mijn reactie uit te stellen omdat ik het heb gelezen en vervolgens ben vergeten dat ik nooit heb geantwoord. Ik probeer heel hard om alleen te controleren of ik tijd en mentale energie heb om op dat moment te reageren. "
"Ik heb‘ e-mail ’in mijn dagelijkse agenda en ik probeer er tot die tijd uit te blijven en als die 30 minuten voorbij zijn, sluit ik het."
“Ik ben slecht met e-mail, maar net als vijf jaar geleden begon Gmail op magische wijze alles rechtstreeks naar de prullenbak te verzenden. Ik kon er niet achter komen hoe ik het om moest leiden, en na een paar halfslachtige pogingen gedurende een week, merkte ik dat ik het leuk vond. Nu verplaats ik dingen uit mijn afval naar mijn inbox als ik het wil opslaan; al het andere wordt elke maand op magische wijze verwijderd of zoiets. '