Terwijl u bezig bent met het navigeren door uw nieuwe, opnieuw ontworpen Gmail-inbox, kunnen we u een handige suggestie doen die uw professionele communicatie-efficiëntie tien keer kan verbeteren. Vergeet de tientallen mix-and-match e-mailetiketten bij te houden. U kunt elk bericht dat u ontvangt effectief in drie actiemappen opslaan. Daar zijn ze.
Het is duidelijk dat 'Prullenbak' prullenbak is en 'Spam' spam is. Maar hoe zit het met de andere 8.000 berichten die je elke dag lijkt te krijgen? Ze moeten toch ergens heen?
"Later"
Wat je erin stopt: E-mails waarvoor u een taak moet uitvoeren die u op dat moment niet kunt uitvoeren. Snelle 2-minuten-of-minder berichten antwoorden moeten zo snel mogelijk worden gedaan, maar e-mails met lange antwoorden of berichten waarin u wordt gevraagd een actie uit te voeren, kunnen in deze map hangen totdat u het kunt opvolgen later.
Wat doe je ermee: Onthoud, later betekent later; dit hele systeem faalt als je deze map niet bijhoudt. Als je de hele dag 20 minuten over hebt, check dan in met je label 'Later' en volg de acties en antwoorden die je uitschakelt.
"Houden"
Wat je erin stopt: Berichten en threads met een smal venster van bruikbaarheid. Discussies van collega's over lopende projecten kunnen hier worden binnengegooid, evenals e-mails met bevestigingsnummers of trackingcodes.
Wat doe je ermee: Je verzamelt hier draden omdat je ze minstens een tijdje gemakkelijk nodig hebt, dus je kunt hier langskomen om de informatie te vinden die je nodig hebt. Maar je moet dit regelmatig opruimen - misschien een keer per week of zo? - om alles fris en overzichtelijk te houden. Berichten verplaatsen van de map "Vasthouden" naar "Prullenbak" of deze volgende optie ...
"Archief"
Wat je erin stopt: Dit is uw langdurige e-mailbibliotheek. Als een e-mail u iets bevat weten je zult het later veel later nodig hebben - zoals je inloginformatie voor het webforum of de laatste bestanden van een lang afgerond project - het hier opbergen voor later gebruik.
Wat doe je ermee: Laat het met rust... totdat je iets nodig hebt. Gebruik vervolgens de zoekfunctie van uw e-mailclient om berichten uit uw archiefbibliotheek te halen en meteen de informatie te krijgen die u nodig hebt.
