Door categorieën aan een specifieke kleur te koppelen, kunt u uw bestanden sneller vinden. Door kleur toe te voegen, wordt uw archiefsysteem opgedeeld in kleinere secties en helpt het ons duidelijk te visualiseren wat anders saaie bestandsmappen zouden zijn. Wanneer u op zoek bent naar een specifiek stuk papier, kunt u de meeste kleuren en zones uitsluiten in de gekleurde bestanden die alleen datgene bevatten waarnaar u op zoek bent. Vroeger moesten we elk bestandstabblad lezen om te bepalen welke categorie we nodig hadden. Wanneer we kleur gebruiken om naar een bestand te zoeken, kunnen onze ogen onmiddellijk een specifiek tabblad herkennen. We houden er ook van dat wanneer we een bestand verwijderen, het gemakkelijk is om het terug te plaatsen en de juiste plaats in de rij te vinden. Plus - geen categorienamen meer schrijven op indextabs. Omdat het gekleurde bestand een categorie aangeeft, is het niet nodig.
Om uw bestanden met kleur te ordenen, raden we aan 4-6 categorieën te gebruiken - meer dan zes zijn verwarrend en moeilijk bij te houden. Wanneer u uw kleuren uitkiest, probeer dan een relatie tussen de categorie en uw kleurkeuze te bepalen. Voor onze financiële bestanden hebben we rood gekozen omdat rood voor ons “super belangrijk” schreeuwt (een rode vlag, als je wilt). Zodra u hebt bepaald welke kleur elke categorie wordt, is het tijd om een aankoop te doen. We houden van het gemak hiervan
bestandsmappen van Pendalfex. Het lipje is al op zijn plaats bevestigd, klap het gewoon op en sluit het op zijn plaats.