Deze week heb ik een broodnodige reis gepland weg van mijn geboortestad Ottawa naar Toronto, het metropolitane centrum van Canada. Mijn trein is net vertrokken en gelukkig werkt de wifi in de auto, want hoewel ik op reis ben, heb ik nog een drukke week werk voor de boeg.
Telewerken en freelance contracteren zoals ik dat doe, biedt die luxe. Ik kan opstaan en gaan voor een week, vrienden bezoeken en de stad verkennen, maar toch nog uren klokken en zelfs klanten op afstand ontmoeten.
De sleutel om alles te laten werken, is ervoor zorgen dat ik verbonden kan blijven. Om echt een werkende vakantie te laten werken, moet het teamleden en klanten lijken alsof er niets mis is, dat er nog steeds reguliere openingstijden gelden.
Dit kan lastig zijn, vooral als je net als ik bent en er ook voor kiest om licht in te pakken, maar met de juiste planning kun je het perfecte pakket op de weg inpakken voor het optimaliseren van werk en spel. Hier is een overzicht van de technologie die ik had meegenomen voor mijn werkvakantie naar Toronto:
Voor werk: 13 ″ MacBook Air
Het belangrijkste is dat ik een computer nodig heb die uit gelijke delen bestaat en ultraportabel is. De enige optie is naar mijn mening de 13 ″ MacBook Air. Met net voldoende prestaties en een minimale voetafdruk, voegt de Air nauwelijks gewicht toe aan mijn dagtas, maar laat me dat wel heb altijd het kantoor dat ik nodig heb bij me, met net genoeg schermvastgoed om het meest in te delen projecten.
Verbonden blijven: 2 wifi-hotspots
Het lastigste deel van een werkvakantie is zo optimaal mogelijk verbonden blijven. De trein waaruit ik dit artikel schrijf, heeft wifi, maar ik heb eigenlijk een belangrijke GoToMeeting slechts een uur na mijn ETA in Toronto. Ik kan er niet op vertrouwen dat ik die ene coffeeshop met gratis wifi vind, ik moet altijd mijn eigen betrouwbare verbinding hebben.
Om overal en altijd verbonden te blijven met internet, heb ik mijn Huawei wifi-hotspot (3G). Dit houdt mijn laptop klaar om overal verbinding te maken waar ik een zitplaats kan vinden en ondanks de 3G-verbinding slaag ik er redelijk goed in om mijn workflow hoog te houden. Het enige probleem is de levensduur van de batterij. Ik krijg ongeveer 5 uur verbonden tijd met de hotspot en hoewel het prima is voor casual gebruik, is het geen volledige werkdag. Daarom pak ik een back-up in, waarmee ik mijn simkaart snel kan uitwisselen voor een volledige 10 uur betrouwbare wifi waar ik ook ben.
Voor werk en ontspanning: de iPad
Als mijn MacBook Air mijn zakenpartner is, is mijn iPad mijn altijd trouwe beste vriend, vertrouweling en zijwaartse trap. De iPad vult zich in krappe ruimtes (zoals in de trein) waar ik werk moet afmaken, maar geen elleboogruimte heb om mijn MacBook in te stellen. Met apps voor Skype en GoToMeeting kan ik inbellen met mijn teamleden en klanten, Evernote laat me projectnotities opmaken of mijn appartementtherapie-artikelen vooraf doorzoeken.
Afgezien van de productiviteit, laat de iPad me al die tijdschriften en boeken meenemen die ik op een lange reis had willen lezen, en de lange blogposts die ik heb opgeslagen in mijn leesbaarheidsaccount. Als ik op de bank van mijn vrienden lig te crashen, laat de iPad me op Netflix springen en kijken naar een aflevering van Freaks and Geeks (mijn huidige Netflix-go-to) of gooi naar een film die ik bedoelde kijk maar.
In één oogopslag: iPod touch (5e generatie)
Ik heb deze net opgehaald en ik ben er dol op. In veel opzichten is dit mijn nieuwe smartphone, ondanks dat ik geen mobiele verbinding heb (wat ik nauwelijks nodig heb, zie mijn volgende punt). Apple heeft zichzelf dit keer echt overtroffen. De camera is geweldig, het is dunner en lichter dan iets anders en het scherm is absoluut onberispelijk. Toegang hebben tot alle geweldige apps die beschikbaar zijn op de iPhone, voor de helft van de prijs zonder een contract is gewoon veel te leuk.
Zeggen dat ik de iPod touch moest inpakken is niet echt eerlijk, omdat hij zo klein is dat hij minder impact heeft dan mijn portemonnee. Desalniettemin was het inpakken van de iPod geen hersenkraker, en in combinatie met mijn wifi-hotspot kan ik het gebruiken om snel e-mails te bekijken, om in te bellen op Skype- en GoToMeeting-oproepen en om snel naar mijn kaarten te verwijzen (ik gebruik Google maps als bladwijzer op mijn startscherm). Op dit moment gebruik ik het om naar muziek in de trein te luisteren terwijl ik dit artikel schrijf (M83 - schiet op, we dromen, een geweldig album voor een lange treinreis).
Voor noodgevallen: Samsung Galaxy S
Dit is het minst essentiële onderdeel van mijn kit. Zodra mijn contract is afgelopen, zal ik waarschijnlijk gewoon een noodtelefoon bellen terwijl ik betaal, omdat ik mijn mobiele verbinding nauwelijks meer gebruik. Ik heb een nummer met Textplus op mijn iPad en iPod dat ik gebruik voor korte gesprekken of sms'en met vrienden, en mijn 5e generatie iPod touch vult in als een draagbare mediaspeler en voor apps.
De enige reden dat ik de telefoon had meegenomen was alleen dat geval-scenario, waar ik geen wifi-verbinding heb maar moet echt inbellen met een klant of als ik toevallig 911 moet bellen (letterlijk het slechtste geval) scenario). Voor het grootste deel van de reis zal het worden uitgeschakeld, bewaard aan de onderkant van mijn tas.
Power-up: kabels en opladers
Dus met zoveel apparaten om opgeladen te blijven, moet ik mijn strategie vooraf plannen om volledig opgeladen te blijven. Mijn laptop heeft momenteel een volledige lading die ik pas na 23:30 uur zal gebruiken (zoals hierboven vermeld). Al mijn apparaten zijn vooraf opgeladen op 100% en niet-essentiële apparaten bevinden zich in vliegtuigmodus om sap te besparen of worden gewoon uitgeschakeld.
Om op te laden zodra ik mijn bestemming heb bereikt, heb ik alle benodigde laadkabels die ik nodig heb, een 30-pins connector, de nieuwe bliksem connector (die eigenlijk zijn naam eer aan doet, de iPod in recordtijd opladen) en een micro-USB voor mijn hotspots en Samsung telefoon.
Een andere handige toevoeging aan mijn kit is een USB-hub en plugcombo met overspanningsbeveiliging. USB-poorten op mijn MacBook bezet door mijn iPad en iPod (ik ben een fanboy die ik ken), de extra USB-poort en met de plug kan ik een extra apparaat opladen, terwijl mijn laptop opgeladen blijft en er maar één in beslag neemt plug. Ik voel me ook beter als ik weet dat ik de buffer van overspanningsbeveiliging heb, omdat je nooit weet waar je je aansluit voor wat sap wanneer je het echt nodig hebt.
Alles inpakken: bagagetas en een messenger bag
Als ik in de stad reis, weiger ik absoluut een rugzak te dragen. Ik heb eigenlijk drie lagen rugzakken voor tactisch inpakken, (een dagpakket, een weekendpakket en een volledig pakket met tactische bergen), maar ik reserveer deze voor kampeertochten, fietsen en lange wandelingen.
Als ik in de stad ben, heb ik meestal een messenger bag. Op dit moment ben ik niet echt blij met mijn huidige optie (echt aan het overwegen deze), een canvas swag-tas van Toronto Film Festival die, hoewel goed genoeg, enkele van de meer adaptieve functies mist die ik zou zoeken in een urban-tas. Dat gezegd hebbende, deze tas heeft net genoeg ruimte voor mijn iPad en laptop, een schetsblok (voor het schetsen van details voor projecten) en een verzameling van verschillende peilpennen. Deze tas is mijn dagelijkse tas en ik zal die set waarschijnlijk overal mee naar toe nemen.
Ondertussen worden mijn lange onderbroek (een Canadese stand-by voor winterkleding), warme sox, wat nachtkleding, extra sneakers, mijn DSLR-set en een week aan outfits allemaal gecomprimeerd in een middelgrote bagagetas. Net genoeg om me comfortabel te houden, genoeg om me productief en verbonden te houden.
Ik weet wat je denkt. Dat is licht verpakken? maar al met al heb ik minder bagage dan de meeste reizigers mee, met genoeg kleding voor een week ongedwongen werk en het verkennen van de stad (inclusief extra sokken en sneakers).
Over het algemeen is mijn doel wanneer ik werk / reis om in te pakken zonder in te leveren op comfort of workflow. Ik beheer het door zoveel mogelijk aanpassingsvermogen te plannen, bijvoorbeeld het inpakken van outfits die afhankelijk zijn van gelaagdheid, zodat ik de week door kan mixen en matchen. Dezelfde strategie was van toepassing op mijn productiviteit, de perfecte mix van gadgets waarmee ik verschillende apparaten voor verschillende configuraties kon koppelen; van alle mobiele kantoormodi met 3 schermen (iPod, iPad, MacBook) tot een kleine voetafdruk, tijdens de trein Evernote-sessie in de trein zoals ik nu aan het genieten ben.
Werkvakanties zijn een geweldige test voor uw vermogen om op afstand te werken en om tactisch te plannen en in te pakken. Ik geniet van de uitdaging en zie het eigenlijk als een van de grootste voordelen van werken als freelancer. Natuurlijk kunt u dezelfde strategieën die ik hier heb besproken toepassen op elke vorm van zakenreizen. Vergeet niet om slim te plannen, en het doet natuurlijk geen pijn om uzelf uit te rusten met de juiste apparaten, voor een workflow die altijd onderweg is.
